这些客户整理方法能让你在外贸开发路上披荆斩棘

简单来说，外贸其实就是开发海外客户。如果为了使我们的外贸工作更有效率，不仅需要强大的客户开发能力，还需要做很多文档整理工作。否则你努力工作一段时间后，但会出现你不记得你给顾客发的资料、沟通的信息、电话沟通内容的情况，甚至不记得顾客对这一切做出的回应，完全混乱了自己客户的跟进进度。

一些外贸业务员会说我是销售人员，只负责客户开发。这种文件整理是助理和后勤要做的事，所以与我无关，我也不需要做。事实并不是这样，你的顾客只有你自己费心才能得到订单。不管别人多费心，顾客都不会对你下订单。下面小易就讲讲如何整理好客户资料。

1. 客户档案表格

也就是客户信息列表。

总的来说，这份表格需要清晰地将客户分类，按照来源、规模、类型、重要程度、发展阶段等，清晰明了地分类整理，需要包含客户的主要信息、基本简介、联系人和联系方式、进展记录等。只要打开这个表格，你就拥有的你所有客户的一览表，其他所有的记录和文件整理，都是围绕着这份客户表格开始的。

2. 快递、样品、收付款等细节

快递和样品细节很重要，因为你的订单和你寄给客户的样品息息相关，很多产品的下单需要非常依赖样品的确认。比如人造草坪，需要完全和样品的色号、原料规格等一模一样，否则半点差错就会造成整个订单被做错。所以这个记录必须包括：样品的种类和细节、照片、快递单号、寄样时间和收到时间、寄件方式、付款方等，所有一切需要记录的细节，单独整理一个表格，用于记录这个资料。也是你后期跟进客户的主要依据。

收付款细节记录就很好理解了，主要是记录收款的细节，比如客户应付金额和到账金额、手续费、时间、付款水单等，以备后期及时发现异常问题。比如手续费突然异常、到账时间异常等。也有助于你统计每个客户的合作金额、业绩完成金额。

3. 客户沟通详细记录表格

邮件往来详细记录，每一封都要全部记录下来，包括简短的回应。邮件原文+翻译，截图+敲字。客户多了很麻烦，但是客户越多越需要把这份工作做好，否则你很快就会混乱，想查询某封邮件中的某一段话，难道需要把所有的邮件全部搜查一遍吗？有的客户来往邮件多达几百封甚至上千封，找一次浪费半天的时间。

除了邮件，每次和客户在线聊天、打电话的内容，也全部要归纳整理，原文截图，翻译成中文，记录在你的表格里。每个客户单独一份表格。时间久了，有的客户消沉一段时间突然又联系你时，只需要拿出这份表格，全部看一遍，就做到了对你们的沟通了如指掌。

不要怕麻烦，等你混乱迷茫时，再去整理就晚了，已经错过很多好客户了。

4. 来访客户的总结和记录

每次接待客户之后，写一份接待总结。尽可能地记录每一个问题和客户的反应，越能高度还原，越有效果。不要高估自己的记忆，接待客户后，最好2天内整理完。如果全靠大脑记忆，在客户第二次来访时，你就已经记不清上次你们谈判的具体内容了。尤其客户来访比较频繁的公司，一个月接待好几波客户，不记录的话，这几波客户都混在一起了。

可能你会疑问：我记录主要的内容不就行了，干嘛记录每个问题？

举个例子吧，有一次，我帮同事接客户，当时我充当陪同，记录会谈内容。会议结束后，这个同事市主要负责人，2个小时的谈判，他记录了2张纸，我记录了14张纸。客户对我说：有问题问你就行了，因为你一定记下了所有的信息。尽管他一直没看我，但是他注意到了我，并且认可了这份记录的重要性。

只是几句话总结这次接待，大的方向不会错，但是没法全面判断这个客户的性格、做事风格、隐藏的情绪、对产品的细微反应。有时候，一句话就可以侧面反映客户的心理活动，一个细微的动作可以验证你的猜想。合作客户几年也来不了几次，不抓紧机会记录一切信息，不是浪费了这个见面机会吗？

5. 每日工作记录

其实工作日程记录应该是在早晨来到公司要做的第一件事。这里说的是，你每天的完成情况，包括日程内容、开发情况、反馈情况、询盘情况等，只需要你花费不到5分钟时间，就可以总结出来。但是这份数据日后可以作为工作总结的重要凭证，可以分析出来，工作中欠缺的是效率，还是工作量，还是回复率。

6. 开发工作体系

不要盲目地搜索客户，定位目标市场后，稳扎稳打步步为营。谷歌开发，海关数据的使用，就从关键词和国家开始，逐个攻破。好用的工具、网站、B2B注册列表、上传记录、开发顺序等等，全部整理成一个表格，把开发工作条理起来，做到清晰明了、井井有条，而不是东打一枪、西发一炮，像没头苍蝇到处乱撞。

坚持一段时间，会很有成就感，积累的工作方法、开发技巧，以后还可以留作备用。

7. 资料体系

产品资料也别乱七八糟地放在各个文件夹里，把图片、视频、制作的资料、分享给客户的等等资料，都分类整理清楚，想要什么资料一目了然。

与客户的来往资料，也要分门别类，文件夹按照时间+资料内容命名，避免有时候资料重复发给客户，让客户对你的工作态度产生怀疑。很多业务员真的犯过这样的错误，因为他们喜欢群发邮件，不记得给谁发过什么资料了。

8. 开发信模板

尽管不建议大家统一开发信模板，但是有的模板还是有必要的。未建立联系的客户，很大部分是可以用同一种模板的，比如客户网站上的邮箱、新收到的不明询盘、介绍某部分信息等，保存下来，用的时候直接复制，再稍加调整，可以节省大把的时间。

9. 市场调研

这个主要指产品的国内市场，也就是你对竞争对手的调研，价格、产品类型、广告情况等，整理一份文档，实时更新。知己知彼，才能百战不殆。辛苦打听到的信息，随时记录下来，整理成册，才能不浪费好时机。

10. 结语

外贸业务员，绝不是只具备强大的开发能力就可以的。认真、仔细、系统的工作态度和方法，也是不可缺少的素质，甚至一个良好的工作习惯比开发能力还要靠前，因为好的习惯可以提升开发效率，而没有好的习惯则会降低开发效率。

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